L’Europe et le monde entier connaissent maintenant, depuis une vingtaine d’années, ce que l’on appelle la transition numérique. Cette transition se caractérise par un recours toujours plus grand aux technologiques digitales et numérique et par l’utilisation croissante de l’ordinateur. Or, cette transition s’est accompagnée également d’un changement de nos habitudes vis-à-vis de l’utilisation des documents papier. En effet, ce support a très vite été remplacé par l’utilisation d’un support digital. C’est ce que l’on appelle la dématérialisation des documents. Mais alors, comment dématérialiser ses documents au sein d’une entreprise ? On fait le point.
La législation relative à la dématérialisation des documents
Si la transition numérique a commencé il y a environ une vingtaine d’années en France, ce n’est que très récemment qu’une législation a vu le jour pour encadrer cette pratique. En effet, la dématérialisation des documents suppose qu’il est dorénavant indispensable de stocker ses documents en ligne ou sur des bases de données.
Pour limiter la fuite et le vol de données, les entreprises ont pour obligation de sécuriser les données de leurs clients. C’est notamment la loi informatique et liberté qui réglemente la liberté de traitement des données personnelles. De la même manière, les entreprises ont dorénavant pour obligation de fournir des factures électroniques, qui ont alors remplacé les factures papier.
Dématérialiser ses documents : mode d’emploi
La dématérialisation des documents consiste à passer su support papier à un support digital (ou électronique). Pour la création de nouveaux documents, l’opération est plutôt simple : il s’agit tout simplement d’enregistrer l’intégralité de ses documents sous format électronique grâce à plusieurs logiciels et autres applications, comme c’est le cas d’Adobe PDF par exemple.
Pour les anciens documents (qui sont toujours sous format papier), la dématérialisation des documents demande de scanner ces documents pour pouvoir les conserver sous un format électronique.
Sécuriser ses données et ses documents électroniques
Si dématérialiser des documents papier demande le plus souvent de beaucoup de temps, ce n’est pas pour autant l’étape la plus problématique de la dématérialisation des documents. En effet, ces documents doivent être impérativement stockés et archivés, et ce, de façon sécuritaire.
Il convient alors de mettre en place plusieurs dispositifs qui éviteront tout vol de données. Aujourd’hui, de très nombreuses entreprises proposent des services de stockage sécurisé, qui prennent la forme de coffre-fort numérique. C’est notamment le cas de Digiposte qui permet aujourd’hui de stocker ses documents électroniques.
Ainsi, dématérialiser ses documents consiste à stocker ses documents sous la forme numérique. Il s’agit alors de conserver ses documents sous un format digital, comme c’est le cas d’adobe PDF.